Strategische Personalarbeit: Schlüssel- und Engpassfunktionen identifizieren

Michael Kohlhaas, 16.12.2019

Noch vor wenigen Jahren konnten sich die meisten Arbeitgeber aus einer Vielzahl von Bewerbern die Fachkräfte aussuchen, die ihrer Meinung nach am besten in das Unternehmen passen würden.

Heute hat sich das Blatt gewendet. Gutes Personal für Schlüssel- oder Engpassfunktionen ist zunehmend schwierig zu finden. In einigen Branchen und Regionen suchen sich bereits Bewerber das Unternehmen aus, das ihrer Vorstellung von Führungs- und Unternehmenskultur, Vereinbarkeit von Beruf und Familie, Work-Life Blending, Arbeitsumfang etc. am meisten zusagt.

Dabei deutet der demografische Wandel daraufhin, dass wir erst am Anfang dieser Entwicklung stehen. In den nächsten Jahren ist mit einer weiter zunehmenden Verknappung von Fach- und Führungskräften zu rechnen. Es wird daher immer wichtiger, dass Unternehmen ihre Vorzüge in die Arbeitswelt kommunizieren und sich entsprechend am Markt positionieren müssen.

Tue Gutes und rede darüber – aber in genau dieser Reihenfolge

Als Konsequenz müssen große Anstrengungen unternommen werden, um eine hohe Verbundenheit der Mitarbeiter mit dem Unternehmens herzustellen und Personalabgänge adäquat zu ersetzen. Auch das Recruiting von Fach- und Führungskräften gewinnt immer mehr an strategischer Relevanz. 

Neue Studien zu dem Thema belegen, dass von Seiten der Arbeitgeber materielle Anreizsysteme aller Art eine (zu) große Rolle in der Mitarbeitergewinnung beigemessen werden. 

Der Wunsch nach sinnerfüllter („purpose“) und weitgehend selbstbestimmter Arbeit sowie Forderungen wie die Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf, guten Arbeits- und Weiterbildungsmöglichkeiten stehen heute im Fokus der Bewerberinnen und Bewerber. Eine angemessene Vergütung wird als Selbstverständlichkeit vorausgesetzt und verliert damit Ihre Leitfunktion. Die genannten „weichen“ Faktoren werden zunehmend entscheidungsrelevant.

Doch wie lässt sich insbesondere für mittelständische Unternehmen ein nachhaltiger Wettbewerbsvorteil schaffen, sodass sie auch in Zukunft erfolgreich am Arbeitsmarkt agieren können?

Diese Frage ist in diesem spannenden und sich ständig neu erfindenden Forschungsfeld nicht pauschal zu beantworten.  Einige handlungsbestimmende Parameter lassen sich jedoch identifizieren und geben erste Hinweise auf mögliche Handlungsfelder. Sie lassen sich zunächst sehr einfach in endogene und exogene Kriterien aufteilen: 

Endogene Faktoren	Exogene Faktoren
Unternehmenskultur Wertschätzung und Anerkennung Authentizität und Glaubwürdigkeit Kollegiales Miteinander/ Zusammenarbeit Job Charakteristika Größe und finanzieller Erfolg des Unternehmens Verdienst- und Karrieremöglichkeiten Reputation und Image Etc.	Wirtschaftslage Aktivitätsniveau der Wettbewerber Arbeitsmarkt Qualität der Kontrahenten Standortattraktivität Branchenattraktivität Einfluss von Peergroup und Medien Attraktivität der Region Infrastruktur Etc.

Wo können Sie also ansetzen?

Es gibt viele Möglichkeiten, doch sollten sie nicht in Aktionismus verfallen. Der Fachkräftemangel ist weder flächendeckend noch branchenübergreifend. Er erfasst auch nicht alle Berufsgruppen.

Um also die begrenzten Ressourcen auch in diesem Bereich produktiv einzusetzen, empfiehlt sich als Ausgangspunkt einer strategischen Personalarbeit eine Bestandaufnahme: Welches sind die Engpass- und Schlüsselfunktionen im Unternehmen und wie ist die Verfügbarkeit von geeignetem Personal am Arbeitsmarkt, um solche Stellen im Fall der Fälle nachzubesetzen? Erst nach Beantwortung dieser Frage ergeben sich die Maßnahmen hinsichtlich der Mitarbeiterverbundenheit und des Employer Branding.

Engpass- und Schlüsselfunktionen

Während die „Verfügbarkeit im Arbeitsmarkt“ als Konzept selbsterklärend ist, liegen die Dinge bei der Frage, was sind eigentlich Engpass- und Schlüsselfunktionen nicht ganz so klar.

Wir sprechen von Schlüsselfunktionen, wenn es sich um Funktionen von strategischer Bedeutung handelt. Dies ist dann der Fall, wenn die Umsetzung der Unternehmensstrategie ohne diese Funktionen – in welchem Maß auch immer – gefährdet wäre.

Dieser Definition ist das Vorhandensein einer Unternehmensstrategie immanent. Mit anderen Worten: ohne klare Unternehmensstrategie ist eine systematische, strategische Personalarbeit nicht möglich.

Es ergibt sich daraus ein weiterer Aspekt: Da sich in einer VUCA-Welt sowohl die Unternehmensstrategie als auch die Bedingungen auf dem Arbeitsmarkt sowie in anderen Umweltbereichen (insbesondere Technologie) permanent und rasch ändern werden, stellt sich auch die Frage, was Engpass – und Schlüsselfunktion sind, immer wieder neu. Eine turnusmäßige Prüfung, zum Beispiel im Rahmen des jährlichen Strategiereviews, ist daher m.E. zwingend geboten.

Weder zu unterschätzen noch zu vergessen, sind aber auch die Engpassfunktionen. Deren strategische Bedeutung ist zwar tendenziell geringer, aber die Verfügbarkeit von potenziellen Mitarbeitern auf dem Arbeitsmarkt ist (extrem) gering. Fehlen Mitarbeiter auf solchen Stellen, dann ist dies für das operative Geschäft eines Unternehmens oft schmerzhaft und kann – insbesondere bei sehr kleinen Unternehmen – bestandsgefährdende Ausmaße annehmen.

Auf diese Engpassfunktionen und entsprechende Schlüsselfunktionen sollten also insbesondere die Personalmaßnahmen (Mitarbeiterverbundenheit und Employer Branding) konzentriert sein.

Hierzu sind beispielhaft folgende Fragen hilfreich:

• Wie werde ich als Arbeitgeber auf dem Arbeitsmarkt bei meinen Bewerbern wahrgenommen?
• Wie nehmen mich meine Mitarbeiter wahr?
• Habe ich eine offene Kommunikationskultur, sodass auch Beschwerden und Anmerkungen an die verantwortlichen Entscheidungsträger herangetragen wird?
• Gibt es aktuell oder gab es Problemstellungen, die sich auf die Wahrnehmung des Arbeitsplatzes ausgewirkt haben?
• Welche Verbesserungsvorschläge würden sich Ihre Mitarbeiter und Bewerber wünschen?

Sobald sich ein erstes Resümee festigt, sind Sie als Unternehmer gefragt! Nun heißt es, einen strategischen Personalmaßnahmenkatalog zu entwickeln, ihn zu kommunizieren und – vor allem -umzusetzen. Die stetige Kontrolle und revolvierende Nachjustierung ist hierbei unabdingbar, denn auch die Umwelt sowie die Bedürfnisse der Mitarbeiter verändern sich.

Ich hoffe, dass ich einen kleinen Einblick in dieses sehr spannende und wichtige Thema geben und den ein oder anderen Denkanstoß setzen konnte.

Im Rahmen meiner IMPROVE®-Systematik findet die strategische Personalarbeit eine adäquate Berücksichtigung.

Gerne kann ich zu dem Thema weitere Informationen, Literaturtipps oder Verweise zu den genannten Studien nennen. Rufen Sie mich einfach an: 07471/ 9841 353.

■ Michael Kohlhaas