Leadership Process Outsourcing im Mittelstand

„Der beste Plan ist nur ein Plan und somit nur eine gute Absicht, wenn er nicht in Arbeit umschlägt.“[1] Dieses Zitat von Peter F. Drucker gilt sinngemäß für alle Führungsprozesse eines Unternehmens. Selbst wenn das Unternehmen eine Strategie entwickelt, Werte formuliert und Führungsgrundsätze erarbeitet hat: es bleiben dies nur theoretische Übungen, wenn sie nicht in die Praxis umgesetzt werden. „Dafür haben wir jetzt keine Zeit. Wir haben alle Hände voll zu tun, um das Tagesgeschäft abzuarbeiten.“

In Zeiten voller Auftragsbücher und zunehmender Personalknappheit liegt hierin eine größer werdende Gefahr.

Leadership Process Outsourcing ist ein Lösungsansatz für den Mittelstand.

Leadership Process Outsourcing – mehr als Kostensenkung

Outsourcing bezeichnet in der Wirtschaft – vereinfacht formuliert – die Auslagerung von Unternehmensaufgaben und -strukturen an externe Dienstleister. Es ist eine spezielle Form des Fremdbezugs von bisher in internen Prozessen erbrachte Leistungen. Nicht selten verbindet man mit dem Begriff Outsourcing auch die Auslagerung von Arbeitsplätzen ins kostengünstige Ausland.

Das Moment der Einzigartigkeit von Vorhaben ist ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal zwischen dem Konstrukt des Projekts und dem des Prozesses: Während Projekte Neues hervorbringen (sollen) und dazu teils innovative Herangehensweisen etablieren, sind Prozesse geprägt von der Wiederholung etablierter Vorgänge.

In der Literatur wird – als Denk- und Ordnungsmodell – meistens zwischen drei Arten von Prozessen unterschieden, die nachstehend grob beschrieben sind.

  1. Wird mit dem Prozessergebnis Geld verdient, d.h. ist der Charakter des Prozesses wertschöpfend, dann handelt es sich um einen Kerngeschäftsprozess. Kerngeschäftsprozesse beginnen mit dem Kundenwunsch und enden mit der Erfüllung des Kundenwunsches.Typische Beispiele:
    Produktionsprozess zur Herstellung von Waren oder das Erbringen von Dienstleistungen am Markt.
  1. Hat der Prozess einen wertsichernden Charakter, dann wird oft von einem Unterstützungsprozess Der Begriff Unterstützungsprozess bezeichnet betriebliche Prozesse, die den Kernprozess sichern oder unterstützen, aber selbst keinen (unmittelbaren) Kundennutzen erzeugen.Typische Beispiele:
    Einkauf, Personalwesen (Lohn- und Gehaltsabrechnung), Instandhaltung, Buchhaltung, Datenverarbeitung, Werkschutz, Kantine u.ä.
  1. Besitzt ein Prozess einen wertschaffenden Charakter, dann handelt es sich um einen Führungsprozess (in der Literatur oft auch Managementprozess genannt). Der Führungsprozess umfasst die Steuerung des Gesamtunternehmens sowie von Kernprozessen, mit dem Fokus auf der Strukturierung und Koordination der organisatorischen Rollen und deren Aufgaben.Besonders bei den Führungsprozessen kommt die Idee der kontinuierlichen Verbesserung zum Tragen, die im PDCA-Zyklus oder in unserer Fortentwicklung desselben zum IMPROVE®-Zyklus zum Ausdruck kommt.

    Typische Beispiele:
    Führungsprozesse sind die Entwicklung und Implementierung von Werten, Visionen, Leitbildern sowie der Strategie, die Bestimmung und das Verfolgen von Zielen, Personalführung, Managementsysteme u.a.

Leadership Process Outsourcing (LPO) ist eine Mischform des bekannten Business Process Outsourcing sowie des Knowledge Process Outsourcing (KPO).

Beim Business Process Outsourcing (BPO) wird ein ganzer Unternehmensprozess an einen externen Dienstleister ausgelagert. Dabei handelt es sich meistens um sogenannte Unterstützungsprozesse des auslagernden Unternehmens. Beispielsweise lässt sich der Unternehmensprozess den Einkauf auslagern, das heißt, der externe Dienstleister verhandelt und besorgt für den auslagernden Betrieb beispielsweise günstigere Konditionen bei der Beschaffung. Weitere Beispiele sind administrative Prozesse wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung, Buchhaltungsarbeiten oder Werksschutz, Kantinenbetrieb u.ä.

Beim klassischen BPO stehen regelmäßig Kostengründe im Zentrum der Überlegungen. Externe Anbieter können – nicht zuletzt aus tarifrechtlichen Gegebenheiten – bestimmte Unterstützungsprozesse günstiger anbieten als dies vom Unternehmen selbst bewerkstelligt werden könnte.

Im Gegensatz zum BPO werden im Knowledge Process Outsourcing (KPO) komplexere und arbeitsintensivere Aufgaben ausgelagert. KPO-Dienstleister beschäftigen Mitarbeiter mit speziellen Kenntnissen und genauem Wissen einer bestimmten Domäne, Technologie oder Branche. Das Expertenwissen und die hochwertige Ausbildung der Mitarbeiter stellen den wesentlichen Unterschied zum Business Process Outsourcing dar. Typische Aufgabenbereiche die von Unternehmen an KPO-Dienstleister ausgelagert werden, sind unter anderem Produktentwicklung, Marktforschung oder komplexe Dienstleistungen wie zum Due Diligence Prüfungen.

 

Wozu Leadership Process Outsourcing?

Obwohl es als allgemeine und gesicherte Erkenntnis gilt, dass herausragende Führungsleistung zu herausragenden Führungsleistungen beträgt, ist es umso überraschender, dass sich insbesondere mittelständische Unternehmen (zu) wenig und nicht mit hinreichender Systematik mit den Führungsprozessen beschäftigen.

Hierfür gibt es meines Erachtens zwei Gründe:

  • Es gibt keine Ausbildung im Fach ‚Führung‘ oder ‚Management‘. Bereits Malik (Führen, Leisten, Leben (2006), S. 67 f.) stellte fest: ‚In keinem anderen Beruf liegt die Ausbildung so im Argen wie im Management. …Aber an den Universitäten wird man nicht zum Manager ausgebildet, sondern man erlernt ein akademisches Fach.‘
    Daran hat sich bis zum heutigen Tag nichts geändert: Universitäten bereiten kaum auf eine spätere Führungsverantwortung vor, das ist eines der zentralen Ergebnisse der empirischen Studie „Führungsethik als Ethik in den Wissenschaften“. In einer von der Carl-Zeiss-Stiftung geförderten Studie (2016) wurden über 600 mathematisch-naturwissenschaftliche, ingenieurwissenschaftliche und wirtschaftswissenschaftliche Bachelor- und Master-Studiengänge untersucht. Die Analyse des Lehrangebots der 619 Studiengänge zeigt: Führung, Ethik und Verantwortung sind in der universitären Ausbildung als Lernziele kaum vorhanden.
  • Die Führungsprozesse sind organisatorische Waisenkinder: Anders als die meisten Kerngeschäftsprozesse und Unterstützungsprozesse sind sie nicht als Unternehmensfunktion abgebildet. In der Aufgabenbeschreibung der Geschäftsleitung mittelständischer Unternehmen wird man sie vermutlich genauso wenig finden wie in den Prozessbeschreibungen der QM-Handbücher für die DIN-EN ISO 9001:2015. Dies mag darin begründet sein, dass Unternehmen klassischer Weise funktional gegliedert sind und nicht nach Prozessen. Somit fehlt der sogenannte ‚Processowner‘, der sich abteilungsübergreifend der notwendigen Themen annähme.

 

Leadership Process Outsourcing ist ein Lösungsansatz für den Mittelstand

Diese Lücke schließt das Leadership Process Outsourcing (LPO), das sich – wie bereits erwähnt – konzeptionell zwischen den oben beschriebenen beiden Outsourcingvarianten bewegt.

Bei den Führungsprozessen handelt es sich um die Entwicklung und Implementierung von Werten, Visionen, Leitbildern sowie der Strategie, um die Bestimmung und das Verfolgen von Zielen, um die Personalführung sowie um das Managementsystem, um nur die wesentlichen zu nennen. Da diese Prozesse nicht zum Tagesgeschäft eines Unternehmens gehören, holen sich viele Unternehmen bereits heute in diesem Bereich externe Unterstützung von Spezialisten.

Vielfach erschöpft das „Outsourcing“ jedoch auf die Durchführung von mehr oder weniger isolierten Workshops wie zum Beispiel der Moderation eines Strategietages. Danach geht der/ die Externe wieder ‚nach Hause‘ und die beteiligten Mitarbeiter des Unternehmens können endlich wieder ihrer „eigentlich Arbeit“ nachgehen. Umgesetzt wird von dem Erarbeiteten oftmals wenig bis gar nichts.

Leadership Process Outsourcing (LPO) geht über diese isolierten Aktionen hinaus und gewährleistet insoweit die nachhaltige Umsetzung.

LPO definiert systematisch den jeweiligen Führungsprozess und sichert die Umsetzung der erarbeiteten Inhalte ab: die Unternehmen verwirklichen ihre Mission, erreichen ihre Vision und leben ihre Werte, in dem es ihnen gelingt, die Inhalte der Führungsprozesse in die operativen Prozesse (Kerngeschäftsprozesse und Unterstützungsprozesse) zu überführen. Die operativen Prozesse stellen die Umsetzung der Strategie sicher.

Der externe Dienstleister als Processowner bietet dabei grundsätzlich folgende Leistungen an, zum Beispiel im Rahmen des Führungsprozesses ‚Strategie‘:

1. Strategieentwicklung
Der LPO-Dienstleister stellt das Prozess-Know How zur Verfügung und bietet den organisatorischen Rahmen, damit der Kunde die Strategie inhaltlich entwickeln kann. Hierzu gehören insbesondere Templates und Planungshilfen u.a. für die SWOT-Analyse, Moderation des Prozesses sowie die Dokumentation der erzielten Ergebnisse.

2. Strategieimplementierung
Der LPO-Dienstleister stellt in Absprache mit dem Unternehmen die Follow-Up-Routinen sicher, moderiert und dokumentiert diese und stellt auf diese Weise sicher, dass die Umsetzung gelingt.

Lassen Sie mich dies am Beispiel des Strategieprozesses skizzieren.

1. LPO unterstützt die Unternehmen bei der Strategieentwicklung und adressiert dabei u.a. folgende Fragen:

  • Wie identifizieren und analysieren Sie externe Entwicklungen, die sich als regionale, wirtschaftliche und/ oder gesellschaftliche Trends auf das Unternehmen auswirken können?
  • Wie generieren und analysieren Sie Informationen, um den Einfluss neuer Technologien und Methoden auf die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens zu bestimmen?
  • Wie analysieren sie die Trends Ihrer operativen Leistungen, um das Verständnis der aktuellen Kernkompetenzen zu entwickeln?
  • Wie entwickeln Sie Ihre Unternehmensstrategie, um die Mission und die Vision des Unternehmens zu erreichen?
  • Wie schreiben Sie die Strategie fort?
  • Welches sind die Erfolgsindikatoren und Leistungskennzahlen (Schlüsselergebnisse), an denen Sie den Erfolg der Strategie und des Unternehmens erkennen?

2. LPO unterstützt die Unternehmen bei der Ihrer Strategieimplementierung und adressiert dabei u.a. folgende Fragen:

  • Wie kommunizieren Sie die Strategie?
  • Wie stellen Sie die systematische Umsetzung der Strategie sicher, um Ihre Unternehmensziele zu erreichen?
  • Wie richten Sie Strukturen, Prozesse und Projekte entsprechend Ihrer Strategie aus?
  • Wie entwickeln Sie strategische Aktionspläne, um Ihre strategischen Ziele zu erreichen?
  • Wie teilen Sie Ressourcen und Verantwortlichkeiten zu, um die Umsetzung der Aktionspläne sicherzustellen?
  • Welche sind aktuell die wichtigsten strategischen Aktionspläne?

Mit Leadership Process Outsourcing (LPO) schließen wir die Umsetzungslücke von Unternehmen nachhaltig. Denken Sie daran: „Der beste Plan ist nur ein Plan und somit nur eine gute Absicht, wenn er nicht in Arbeit umschlägt.“

Im Netzwerk der Experten der Manufaktur für Führungskultur im Mittelstand e.V.

  • stellen wir die Expertise für Führungsprozesse zur Verfügung;
  • entlasten wir die Management-Kapazitäten der Geschäftsführungen;
  • moderieren und koordinieren wir die unternehmensinternen Abteilungen und sonstigen Prozesse;
  • unterstützen wir durch Follow-Up-Routinen die Umsetzung der Ergebnisse von Führungsprozessen.

Wenn Sie Fragen haben, freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme unter michael.kohlhaas@manufaktur-fuer-fuehrungskultur.de

 

[1] Peter F. Drucker (2009). Management – Das Standardwerk komplett überarbeitet und erweitert. Band 1, Seite 197, Campus Verlag Frankfurt/ New York.

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