Hoshin Kanri – erfolgreiche Strategieumsetzung mit System – Erfolgsfaktor Management im Mittelstand

Routinier hui – Routine pfui?

„Sie sind halt ein Routinier.“ Wer so bezeichnet wird, wird dies regelmäßig als Lob und Anerkennung wahrnehmen. Die Aussage ist den Profis, den Könnern und Experten vorbehalten. Gemeint ist der durch langjährige Erfahrung in einem Fach geübte Experte. Allerdings: Keine Routiniers ohne Routine. Daher ist es verwunderlich, wenn der Begriff Routine nicht selten in krassem Bedeutungswiderspruch zum Routinier steht. Dies gilt vor allem in einer Zeit, in der alles agil zu sein hat. Synonym für Routine werden oftmals Begriffe verwendet wie Alltagstrott, Tretmühle und Langeweile.

Was das alles mit Strategieumsetzung zu tun hat? Eine ganze Menge. Ich habe mich früher schon immer gewundert, warum es im Konzern seitenlange Reisekostenverordnungen, Car Policies u.ä. gab, Anweisungen darüber, wie zu verfahren ist, wenn Mitarbeiter*innen vergessen hatten die Arbeitszeit zu erfassen u.v.a.m.

Wenn es aber um den durchaus komplexen Prozess der Strategieerstellung im Unternehmen ging: Fehlanzeige.

Die Fehlanzeige bezieht sich dabei meist nicht nur auf eine Prozessbeschreibung zur Strategieerstellung, sondern auch auf das Vorhandensein einer Strategie als solcher und/ oder auf Routinen der Strategieumsetzung. Die Vorgehensweisen waren in der Folge dann weder agil noch routiniert, sondern nicht selten eher dilettantisch.

Die Zahnen Technik GmbH

Eine wohltuende Ausnahme stellt die mittelständische Zahnen Technik GmbH dar. Die Firma Zahnen wurde als Elektroinstallationsbetrieb mit angegliedertem Handel mit Elektrowaren im Jahre 1958 in Arzfeld in der Westeifel gegründet. Im Jahre 1992 übernahm Herbert Zahnen (im Bild rechts; © Zahnen GmbH) das traditionelle Handwerksunternehmen seines Vaters. Es dauerte eine gewisse Weile, bis sich Zahnen ab dem Jahr 2000 auf die Bereiche Abwasser- und Biogasanlagen konzentrierte. Es war das Ergebnis einer ersten strategischen Neuausrichtung. Im Rückblick kann man sagen, dass diese Entscheidung goldrichtig war. Mit dem ganzheitlichen Ansatz der „zahnen water engineering performance“ begleitet die Zahnen GmbH mit ihren rund 130 Mitarbeiter*innen ihre Kunden national und international bei der Optimierung, Modernisierung und dem Neubau ihrer Wasser- und Abwasseranlagen.

Der seitdem kontinuierlich stattfindende Strategieprozess führte zu einer weiteren Anpas-sung der strategischen Ausrichtung. Gegenstand des Unternehmens ist nunmehr nicht nur der klassische Anlagenbau, sondern auch die Entwicklung von Innovationen und Digitali-sierungslösungen sowie deren Vertrieb im Bereich der Wasserversorgung und -entsorgung sowie des Ressourcenschutzes.

Wir begleiten die Zahnen GmbH seit Herbst 2014 mit Schwerpunkt im Bereich der Strategieentwicklung und -umsetzung. Die Zahnen GmbH hat dabei in den letzten Jahren eine steile Lernkurve durchlaufen und ist mittlerweile auch im Bereich der Strategieentwicklung im besten Wortsinne routiniert. Damit wir in dieser Geschäftspartnerschaft nicht in einen unreflektierten Trott verfallen, haben wir nach dem jährlichen Prozessdurchlauf eine Lesson-learnt-Routine etabliert. Die Erkenntnisse daraus fließen in den jeweils nächsten Prozess der Strategieentwicklung ein.

Hoshin Kanri X-Matrix im Strategieprozess

Vor rund zwei Jahren führte die Zahnen GmbH im Zuge eines solchen Reviews die Hoshin Kanri X-Matrix ein. Folgende Ziele wurden damit verfolgt:

Kompakte, in sich schlüssige Dokumentation der Ergebnisse des jährlichen Strategieprozesses;
Stärkere Fokussierung des Unternehmens auf die Umsetzung von Mission, Vision und Strategie;
Kaskadierung der Unternehmensziele auf die einzelnen Bereiche und Teams.

Die Hoshin Kanri X-Matrix unterstützt in idealerweise die Stringenz des EFQM-Modells 2020 mit seiner WHY-HOW-WHAT-Logik. Seit 2021 nutzt die Zahnen GmbH das neue EFQM-Modell für ihre internen Selbstbewertungsworkshops.

Abb. 1: Prinzipielle Funktionsweise der Hoshin Kanri X-Matrix

Die Hoshin Kanri X-Matrix dokumentiert die Ergebnisse und Festlegungen des jährlichen Strategieprozesses in fünf Schritten:

Schritt 1: Ausgehend von der definierten Mission und Vision der Zahnen Technik werden im „Süden“ der Matrix die strategischen (Durchbruch-) Ziele definiert. Diese entsprechen im Wesentlichen den Objectives der OKR-Methodik.
Schritt 2: Im „Westen“ der Matrix geht es um die Verknüpfung der Strategie mit dem operativen Geschäft: In welchem Umfang sollen die strategischen Ziele im kommenden Jahr erreicht werden?
Schritt 3: Im „Norden“ geht es in Anlehnung an Peter F. Drucker schließlich um den Kern: „Unless a strategy has “degenerated into work”, it is not a strategy; it is at best a good intention.” Hier geht es also um das HOW, die konkrete Umsetzung durch Verbesserungsinitiativen, Projekte oder Prozesse.
Schritt 4: Im „Osten“ der X-Matrix werden die Leistungskennzahlen (Key Results) abgetragen. Leistungskennzahlen messen die Qualitätsparameter der Verbesserungsinitiativen, Projekte oder Prozesse, zum Beispiel Stückzahlen, Reklamationen, Ausschussquoten u.ä.
Schritt 5: In diesem letzten Schritt werden die Ressourcen im Sinne von Umsetzungsverantwortlichen zugewiesen. Auf diese Weise bleibt keine Verbesserungsinitiative ein „Waisenkind“, die im Zweifel dann nicht ergriffen und umgesetzt würde.

Die Anwendung der Hoshin Kanri X-Matrix bietet – wie jedes andere Werkzeug auch – keine Umsetzungsgarantie. Sie erhöht aber die Umsetzungswahrscheinlichkeit dramatisch, weil sie eine systematische, auf Lernerfahrung beruhende Routine im besten Sinne etabliert.

Daher freuen wir uns ganz besonders über das Kundenfeedback nach der letzten Strategieklausur: „Die 100PersEnt GmbH hilft uns auf professionelle Art und Weise unser Vision und unsere innovative Mission in die Köpfe unserer Mitarbeiter und damit in den Prozess zu bringen. Das ist eine wirklich sehr erfolgreiche Symbiose.“

■ Michael Kohlhaas