Self Assessment (Selbstbewertung) und Strategieklausur vs. 
Managementbewertungen nach ISO Managementsystemen

Im Teil 1 des Beitrags wurde grundsätzlich dargestellt, wie ein Self Assessment sowie eine Strategieklausur als Managementbewertung im IMPROVE-Zyklus ausgestaltet werden können.
Im zweiten Teil geht es heute um die Frage der konkreten Umsetzung.

3. In welchen Schritten wird eine Managementbewertung im IMPROVE-Zyklus durchgeführt?[

Zwar gibt es keine detaillierten Vorgaben, wie eine Managementbewertung vorzubereiten, zu planen und durchzuführen ist, dennoch ist ein systematisches Vorgehen unerlässlich.

Die Schritte bei der Vorbereitung und Durchführung einer Managementbewertung werden im Folgenden erläutert. Wie für jeden Prozess empfiehlt es sich, auch für solche Führungsprozesse eine Prozessbeschreibung bzw. eine Verfahrensanweisung zur Vorbereitung und Durchführung einer Managementbewertung zu erstellen.

Bei deren Gliederung kann und sollte man sich an anderen Prozessbeschreibungen bzw. Verfahrensanweisungen im (Qualitäts-) Managementsystem orientieren. Sie sollten also mindestens folgende Punkte enthalten:

• Zweck und Ziel des Prozesses,
• Geltungsbereich,
• Begriffe,
• Verantwortlichkeiten und Beteiligte,
• Prozessbeschreibung,
• Dokumentation,
• mitgeltende Unterlagen und
• Verteiler.

In der Übersicht wird beispielhaft dargestellt, wie die gemeinsamen Aspekte aus den Bereichen Qualität, Umwelt, Arbeits- und Gesundheitsschutz der isolierten ISO-Managementsysteme in unserem TQM-Ansatz zusammengefasst und in eine einheitliche und ganzheitliche Managementbewertung im IMPROVE-Zyklus integriert werden kann. Diese Vorgehensweise unterstützt die Unternehmen dabei

• Redundanzen zu vermeiden,
• Zielkonflikte und Widersprüche zu erkennen,
• Pflegeaufwand der Dokumentation deutlich zu reduzieren,
• einheitliche und integrierte Arbeitsanweisungen für Mitarbeiter zu erstellen;
• eindeutige Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten sicherzustellen;
• die Akzeptanz des Managementsystems und die Mitarbeitermotivation zu erhöhen;
• die interne und die externe Kommunikation zu harmonisieren.

Die Schritte der Management-bewertung folgen dabei dem nebenstehenden IMPROVE-Zyklus, der eine Weiterentwicklung des Demming’schen PDCA-Zyklus darstellt.

Im ersten Schritt – dem ‚I‘ – wird die Bestandsaufnahme in Form der Geschäftsbeschreibung vorgenommen (s.u.).

Die Analyse der Geschäftsbeschreibung (Bestandsaufnahme) führt zur Fortschreibung/ Neufestsetzung von S.M.A.R.T-Zielen – dem ‚M‘ – sowie der Planung von (strategischen) Maßnahmen – dem ‚P‘.

In den nachfolgenden Phasen geht es schließlich um die konsequente Umsetzung der Pläne, die agile Steuerung im Rahmen einer installierten Follow-Up-Routine, sowie um die Stabilisierung von verbesserten Prozessen. Es geht schließlich und letztlich auch um eine angemessene Dokumentation und Kommunikation dieser Führungsprozesse und der Ergebnisse.

3.1 Geschäftsbeschreibung – die Managementbewertung vorbereiten

Da es sich bei einer Managementbewertung um eine komplexe Evaluationsmethode handelt, ist eine gute Vorbereitung unerlässlich. Zunächst sollte der Turnus für die geplanten Managementbewertungen im Unternehmen festgelegt werden.

Dieser sollte möglichst am strategischen Planungs-zyklus des Unternehmens ausgerichtet sein. So wird sichergestellt, dass auch die einschlägigen Norm-forderungen erfüllt sind, nach denen eine Manage-mentbewertung mindestens einmal jährlich durchgeführt wird.

In einem ersten Schritt ist die Geschäftsbeschreibung zu erstellen. Die Geschäftsbeschreibung besteht aus drei Teilen (Kohlhaas, 2018):

• Dem Unternehmensprofil
• Der Beschreibung der Erfolgsindikatoren (Geschäftsergebnisse) sowie
• Der Beschreibung der Erfolgsfaktoren und deren Leistungskennzahlen.

Die Geschäftsbeschreibung bildet die Grundlage der Bewertung im Rahmen der SWOT-Analyse zur Identifikation der Kernkompetenzen und der Verbesserungspotentiale.  

Die Analyse selbst findet dann im Rahmen einer Selbstbewertung (auch Self-Assessment genannt) statt.

Expertentipp Stellen Sie sicher, dass bei der Erstellung der Geschäftsbeschreibung bereits eine gewisse Anzahl von Schlüsselpersonen involviert sind. Dadurch findet bereits ein nicht unerheblicher Teil von innerbetrieblichem Lernen statt. Dies gilt insbesondere für die sich daran anschließende Selbstbewertung. Wirken Sie bei der Geschäftsleitung ferner darauf hin, dass die Managementbewertungen möglichst in den normalen Follow-Up-Turnus integriert werden. Es empfiehlt sich dabei eine Trennung zwischen operativem und strategischem Geschäft. So spart die Geschäftsleitung Zeit und es sind keine separaten Termine festzulegen.

3.2 Selbstbewertung – Teil 1 der Managementbewertung

Die Selbstbewertung ist eine reine Innen-Betrachtung des Unternehmens und als solche mit dem SW-Bereich (Stärken (strengths) / Schwächen (weaknesses)) Teil der strategischen SWOT-Analyse.

Zwar kann die Managementbewertung durch die Geschäftsleitung allein durchgeführt werden. Empfehlenswert ist das m.E. in keinem Fall. Es sollten Führungskräfte, z.B. Bereichs- oder Abteilungsleiter hinzugezogen werden, um auf der Leitungsebene ein gemeinsames Verständnis für ein zu erzielendes Leistungsniveau herzustellen sowie eine höhere Akzeptanz abzuleitender Maßnahmen zu erreichen. Nicht zuletzt sollten auch Top-Spezialisten und u.U. Führungsnachwuchskräfte des Unternehmens beteiligt werden. Nur wenige Veranstaltungen erzielen einen so nachhaltigen Lernerfolg wie Selbstbewertungen. Dass dabei auch die Teambildung nicht zu kurz kommt, sei nur der Vollständigkeit halber erwähnt. Es empfiehlt sich ferner, die Selbstbewertung extern moderieren zu lassen.

Es ist unbedingt darauf zu achten, dass die Managementbewertung, also die letztendliche Bewertung und die Genehmigung der abgeleiteten Maßnahmen, ausschließlich von der Geschäftsleitung vorgenommen wird. Der interne Beauftragte des Managementsystems bzw. der Prozesseigner des entsprechenden Führungsprozesses oder ein externer Berater kann

damit beauftragt werden, die Managementbewertung vorzubereiten, wozu auch die Sammlung, Aufbereitung und Verdichtung der Daten gehört. Die Dokumentation der Ergebnisse und redaktionelle Bearbeitung kann ebenfalls durch den externen Moderator vorgenommen werden.

Die Selbstbewertung selbst erfolgt in einzelnen Workshopsektionen. Die Ergebnisse dieser Workshops sind

• Die Identifikation der Kernkompetenzen sowie
• Die Identifikation der Verbesserungspotentiale mit ersten Ideen für abzuleitende Maßnahmen.

Expertentipp Die Organisation einer Selbstbewertung im Rahmen der Managementbewertung sollte nicht unterschätzt werden. Zunächst ist möglichst frühzeitig ein konkreter Termin zu benennen, auf den sich die Beteiligten einstellen können. Falls erforderlich können Regeln für die Moderation, zur Entscheidungsfindung, zur Bewertung sowie zum Umgang mit Konflikten aufgestellt werden. Es sollte bereits vor einer Managementbewertung vereinbart werden, dass Störungen weitestmöglich zu vermeiden sind.   Darüber hinaus ist eine Agenda für die Managementbewertung zu erstellen. Sie enthält jene Themen, die in der Selbstbewertung analysiert und bewertet werden.   Ein wesentlicher Punkt dabei ist die individuelle Vorbereitung jedes einzelnen Teilnehmers an der Selbstbewertung. Das schließt eine intensive Lektüre der Geschäftsbeschreibung ebenso ein wie die Bildung einer ersten Meinung zur Bewertung von Erfolgsfaktoren und Erfolgsindikatoren vor dem Selbstbewertungsworkshop.

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[1] An dieser Stelle können die Prozesse und Prozessschritte nur rudimentär dargestellt und beschrieben werden. In meinem Buch (IM)PROVE your Leadership sind die Führungsprozesse und die Bewertungskriterien in Form eines Führungshandbuchs im Detail beschrieben. Sie geben interessierten Unternehmen einen kompetenten Leitfaden zur Etablierung eines TQM-System einschließlich der Beschreibung zur Durchführung des Managementreviews.

Wird fortgesetzt ….