Self Assessment (Selbstbewertung) und Strategieklausur vs.
Managementbewertungen nach ISO Managementsystemen

Oftmals ist in der mittelständischen Praxis zu beobachten, dass die Geschäftsleitung nur unzureichend oder nicht systematisch in die Aktivitäten eines Managementsystems eingebunden ist. Dies gilt vor allem für Teilmanagementsysteme nach den verschiedenen ISO-Verschriften. Ein Grund mag darin liegen, dass die Anwendung dieser Normen extrinsisch motiviert sind. Unternehmen wenden die Normen in solchen Fällen an, weil ein externer Stakeholder das erwartet. Dadurch wird nicht selten ein wesentlicher Aspekt der Aufgabe Unternehmensführung – die Arbeit am Unternehmen – nicht abgedeckt. Ganzheitliche Managementsysteme basieren auf der Idee von TQM-Systemen. Deren Anwendung ist meist stärker intrinsisch motiviert und zeitigen aufgrund der höheren Akzeptanz bessere unternehmerische Ergebnisse.

Das Self-Assessment (Selbstbewertung) so-wie die Strategieklausur sind zwei Führungs-prozesse, die diese Lücke schließen. Sie sind als solche nicht nur unentbehrlich für eine systematische Unternehmensführung, sondern erfüllen darüber hinaus auch eine Anforderung, die alle DIN-ISO-Management-systeme in Form einer Management-bewertung an die Geschäftsführungen stellen.

Das Self-Assessment sowie die Strategie-klausur schaffen erst die Voraussetzungen dafür, dass die Geschäftsleitung Entscheidungen auf der Grundlage von Zahlen, Daten und Fakten treffen und daraus zielführende Maßnahmen ableiten kann.    Regelmäßige Follow-Up-Routinen, die Gegenstand eines weiteren Führungsprozesses sind, stellen die Umsetzung sowie die Evaluierung der beschlossenen Maßnahmen sicher.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie die

Geschäftsleitung sowie die Top-Führungskräfte in Ihrem Unternehmen bei der Vorbereitung, Planung, Durchführung und Dokumentation dieser Führungsprozesse unterstützen und wie Sie bestehende Teilmanagementsysteme nach den diversen ISO-Normen in unseren IMPROVE-Zyklus integrieren können.

Autor:

Michael Kohlhaas, Geschäftsführender Gesellschafter der 100PersEnt GmbH & Co. KG

E-Mail: m.kohlhaas@100persent.de

1. Self Assessment und Strategieklausur als Managementbewertung im IMPROVE-Zyklus

Bei einer Managementbewertung, auch Management Review oder einfach nur Review genannt, handelt es sich um eine Methode zur Evaluation des Managementsystems sowie zur Überprüfung der Erreichung der strategischen Ziele eine Unternehmens. Die Managementbewertung ist damit ein wesentlicher Treiber für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess im Unternehmen.

Der Nutzen einer Managementbewertung liegt insbesondere darin, dass sie

• der Geschäftsleitung ein Instrument an die Hand gibt, mit dem sie ganzheitlich die Unternehmensleistung hinsichtlich aller Interessengruppen erfassen und bewerten kann;
• eine möglichst systematische und faktenbasierte Bewertung des Managementsystems ermöglicht;
• eine hohe Transparenz und Nachvollziehbarkeit bei Entscheidungen und Maßnahmen schafft;
• bei der Identifikation von Leistungsverbesserungen bei Ergebnissen, Prozessen und Dienstleistungen hilft;
• Anhaltspunkte für Erfolgspotentiale liefert, z.B. die rechtzeitige Markteinführung von neuen Dienstleistungen;
• dabei hilft, Fehler zu vermeiden bzw. frühzeitig zu erkennen;
• die Analyse und Handhabung von Risiken und Chancen unterstützt und dass sie
• die Einhaltung von relevanten gesetzlichen und behördlichen Forderungen organisiert und sicherstellt.

Im Zuge der Managementbewertung mit den Führungsprozessen ‚Self Assessment‘ und ‚Strategieklausur‘ findet die SWOT-Analyse als integraler Bestand des strategischen Planungsprozesses des Unternehmens statt. Sie beginnt mit der Geschäftsbeschreibung sowie der Beschreibung definierter externer Analysefelder, führt über die systematische Unternehmensanalyse im Rahmen der Selbstbewertung und der Strategieklausur zur Ableitung von strategischen Maßnahmenplänen und endet schließlich mit der konsequenten Umsetzung der Pläne einschließlich deren systematischem Follow-Up.

Die Managementbewertung im IMPROVE-Zyklus unterscheidet sich grundsätzlich nicht von der Bewertung von anderen Managementsystemen nach dem Demming’schen PDCA-Zyklus. Unser Managementsystem ist ein schlankes System, das konsequent auf die Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen und deren partizipative Führungskultur ausgerichtet ist. Es ist ein TQM-System, d.h. es berücksichtigt über die Stakeholderanalyse alle Anforderungen der relevanten Interessengruppen und überführt sie über entsprechende Geschäftspolitiken in die strategischen Zielsetzungsprozesse.

Auf diese Weise integriert unser TQM-Managementsystem als ganzheitliches Managementsystem alle Teilmanagementsysteme, die in den diversen ISO-Systemen normiert sind. Mehr noch: auch andere Ansätze wie zum Beispiel Lean Management, KAIZEN, Kontinuierliche Verbesserung u.a. sind letztlich nur Teilaspekte der Unternehmensführung, die mühelos in den ganzheitlichen Managementansatz integriert werden können.

Insofern trägt unser Ansatz ganz wesentlich zu einer Entschlackung der Administration der Managementsysteme bzw. besser: des Managementsystems bei.

• Wo wird eine Managementbewertung gefordert?

Wenn die kontinuierliche Verbesserung von Systemen, Strukturen und Prozessen ernst gemeint ist, dann ist die Bewertung derselben selbstverständlich, weil systemimmanent. Dies gilt konsequenterweise auch für ein komplettes Managementsystem.

Gesetzlich gefordert wird eine Managementbewertung grundsätzlich nicht. Allerdings verpflichtet das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) gemäß §91 II AktG den Vorstand einer Aktiengesellschaft zur Einrichtung eines Überwachungssystems, um die Risiken, die den Fortbestand des Unternehmens gefährden, frühzeitig zu erkennen. Ein solches sog. Risiko-Managementsystem ist nach h.M. auch von den Geschäftsführern anderer Rechtsformen (z.B. der GmbH) einzurichten, wenn die Unternehmung eine entsprechende Größe und Komplexität aufweist.

Die diversen Normen für (Teil-) Managementsysteme fordern allerdings expressis verbis solche Managementbewertungen. So fordert zum Beispiel die DIN EN ISO 9001:2015, dass die oberste Leitung das Qualitätsmanagementsystem in geplanten Abständen zu bewerten hat, um dessen fortlaufende Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit sowie dessen Angleichung an die strategische Ausrichtung des Unternehmens sicherzustellen[1].

Demnach sind in der Managementbewertung mindestens folgende Aspekte zu bewerten:

• der Status von Maßnahmen vorheriger Managementbewertungen,
• Veränderungen bei externen und internen Themen, die das Qualitätsmanagement-system betreffen,
• Informationen über die Leistung und Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems, einschließlich, Entwicklungen bei:

• der Kundenzufriedenheit und Rückmeldungen von relevanten interessierten Parteien
• dem Umfang, in dem Qualitätsziele erfüllt wurden,
• Prozessleistung und Konformität von Dienstleistungen,
• Nichtkonformitäten und Korrekturmaßnahmen,
• Ergebnissen von Überwachungen und Messungen,
• Auditergebnissen,
• der Leistung von externen Anbietern,

• die Angemessenheit von Ressourcen,
• die Wirksamkeit von Maßnahmen zur Behandlung von Risiken und Chancen, und
• Möglichkeiten zur Verbesserung.

Nach der Durchführung der Managementbewertung gemäß DIN EN ISO 9001:2015 haben Ergebnisse, also Entscheidungen und Maßnahmen

• zu Möglichkeiten der Verbesserung,
• zum Änderungsbedarf am QM-System und
• zum Bedarf an Ressourcen

vorzuliegen. Die Ergebnisse der Managementbewertung sind zu dokumentieren, die Dokumente sind entsprechend aufzubewahren.

Neben der DIN EN ISO 9001:2015 wird eine Managementbewertung insbesondere in folgenden Normen bzw. Standards des Qualitätsmanagements gefordert:

• Die ISO/IEC 17025 – „Allgemeine Anforderungen an die Kompetenz von Prüf- und Kalibrierlaboratorien“.
• Die ISO 15189 „Medizinische Laboratorien – Anforderungen an die Qualität und Kompetenz“ fordert.
• In der ISO 13485 „Medizinprodukte – Qualitätsmanagementsysteme – Anforderungen für regulatorische Zwecke“.
• Die DIN EN 15224 „Dienstleistungen in der Gesundheitsversorgung – Qualitätsmanagementsysteme – Anforderungen nach EN ISO 9001:2008“.
• Ferner verlangen beispielsweise auch die ISO 14001[2] und die OHSAS 18001[3] eine Bewertung der fortdauernden Eignung des Umweltschutz- bzw. Arbeitsschutzmanagementsystems durch die oberste Leitung.

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[1] DIN EN ISO9001:2015 – Qualitätsmanagementsysteme – Anforderungen (ISO 9001:2015), 2015, S. 46 f.

[2] ISO 14001, Kapitel 4.6 und Anhang 6

[3] OHSAS 18001:2007, Kapitel 4.6, 4.5.2, 4.5.3.1, Bewertung der Verfahren (4.3.2 / 4.5.2)

Wird fortgesetzt.