„Das Wichtige vor dem Dringenden tun“ ist das Kernprinzip der Eisenhower-Matrix, einer Methode zur Priorisierung, die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit einteilt. Das Ziel ist es, den Fokus auf die Aufgaben zu legen, die auf die eigenen Ziele einzahlen (wichtig) und nicht (nur) auf solche, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern (dringend).

Der größte Produktivitätsverlust in Unternehmen entsteht nicht durch fehlende Ressourcen, sondern durch fehlende Priorisierung. Menschen beginnen ihren Arbeitstag oft mit E-Mails, Telefonaten oder organisatorischem Kleinkram. 60 % der Wissensarbeiter verbringen laut Atlassian-Studie (2023) die ersten zwei Stunden (i.e. ca. 20% der täglichen Arbeitszeit!) mit reaktiven Tätigkeiten, die keinen direkten Bezug zu (strategischen) Zielen haben. Damit verschiebt sich der Fokus vom Wesentlichen zum Dringenden. Entscheidungen und Diskussionen folgen demselben Muster: Es wird über Nebenthemen gestritten, die mit dem eigentlichen Ziel nichts zu tun haben, aber wertvolle Zeit absorbieren.

Die Konsequenz ist strukturelle Ineffizienz. Statt Aufgaben nach Priorität zu ordnen, entsteht ein Hamsterrad aus Beschäftigung. Ein Beispiel: In einem Meeting wird 45 Minuten über Vertragsdetails diskutiert, obwohl die Frage, ob das Projekt überhaupt genehmigt werden soll, noch längst nicht geklärt ist. Oder Teams investieren Tage in die Ausgestaltung von Prozessvarianten, ohne die Relevanz für das Endergebnis zu prüfen. Der Fehler ist immer derselbe: Die Abwesenheit einer klaren Prioritätensetzung macht jedes Thema gleichwertig. Und wenn alles wichtig ist, ist nichts wichtig.

Die Lösung liegt nicht in mehr Planung, sondern in radikaler Fokussierung. Forschungen von John List (University of Chicago, 2022) zeigen, dass die Wahrscheinlichkeit, eine Aufgabe abzuschließen, um 32 % steigt, wenn sie explizit als wichtigste des Tages definiert wird. Das bestätigt, dass Priorisierung nicht abstrakt ist, sondern einen messbaren Effekt hat. Wer Aufgaben nach Zielrelevanz filtert, eliminiert systematisch Tätigkeiten, die keinen Beitrag leisten. Damit entstehen nicht nur Klarheit, sondern auch Effektivität und Effizienz, m.a.W. Produktivität.

Auf Unternehmensebene gilt dasselbe. Unternehmen mit einer klaren Mission, die ihre strategischen Top-3-Prioritäten klar benennen, übertreffen laut Boston Consulting Group (2021) ihre Wettbewerber in Umsetzungsgeschwindigkeit um bis zu 25 %. Alles darüber hinaus führt zur Zersplitterung der Ressourcen in konkurrierende Projekte. Das lässt sich im Alltag beobachten: Strategiepapiere mit zehn Handlungsfeldern, die in der Praxis in einer Flut an Initiativen enden, von denen am Ende keine Wirkung messbar ist. Das nennt man im Volksmund „operative Hektik“.

Fazit:
Die Position ist eindeutig: Produktivität ist kein Ergebnis von Aktivität, sondern von Choice and Focus, Auswahl von wenigen Top-Themen und Fokussierung aller Aktivitäten auf die Zielerreichung. Wer klar erkennt, welche Aufgaben zum Ziel beitragen und welche nicht, schafft Fokus. Wer das unterlässt, betreibt Beschäftigungstherapie – mit dem Nebeneffekt, dass Entscheidungen, Projekte und oftmals ganze Strategien ins Leere laufen.

■ Michael Kohlhaas

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